• Qu’est-ce qu’une caisse enregistreuse ?
• Est-ce obligatoire d’avoir une caisse enregistreuse ?
• L’importance d’avoir une caisse enregistreuse certifiée : Les avantages

Dans une ère où la digitalisation des enseignes progresse à grande vitesse, de nombreux professionnels sont amenés à se demander si leurs boutiques doivent obligatoirement être équipé d’une caisse enregistreuse. Cette interrogation concerne aussi bien les commerçants, les restaurateurs, les artisans,…
À travers cet article, nous allons faire le point sur la législation en vigueur, en France, en 2025. Nous aborderons les différents cas où la caisse est effectivement obligatoire, les alternatives possibles, ainsi que les avantages à être équipé.

Qu’est-ce qu’une caisse enregistreuse ?

Une caisse enregistreuse est un outil qui permet principalement de comptabiliser les ventes, d’enregistrer les paiements des clients, d’éditer des tickets de caisse, et souvent, de gérer les stocks. Depuis plusieurs années, ces machines ont beaucoup évolué. Les modèles modernes sont informatisés, connectés, et souvent associés à des logiciels de gestion certifiés. Une caisse enregistreuse facilite la gestion quotidienne de l’activité d’un commerçant. 

Au-delà de l’aspect pratique, une caisse enregistreuse doit répondre à des obligations légales, notamment en matière de lutte contre la fraude à la TVA.

Est-ce obligatoire d’avoir une caisse enregistreuse ?

Une obligation sous conditions : Que dit la loi de finances de 2018 ?

La loi de finances datant du 1^er janvier 2018 indique qu’il n’est pas obligatoire d’avoir une caisse enregistreuse en France. Mais, attention, si vous en posséder une, celle-ci doit obligatoirement être certifiée (par un organisme accrédité afin de lutter contre la fraude à la TVA).  

En effet, la loi n’impose pas l’utilisation d’une caisse enregistreuse à tous les professionnels. Cependant, si vous êtes assujetti à la TVA et que vous encaissez des paiements (sur un logiciel d’encaissement), en espèces ou par carte bancaire auprès de particuliers, alors vous avez l’obligation d’utiliser un système de caisse sécurisé et certifié NF525. Afin que vous garantir que votre logiciel de caisse soit bien certifié, c’est-à-dire conforme, il doit respecter 4 critères. Nous les aborderons par la suite.

Qui est concerné par l’obligation d’avoir une caisse enregistreuse certifiée ?

Comme nous l’avons expliqué ci-dessus, si vous êtes un commerçant ou en profession libérale, que vous êtes assujetti à la TVA et que vous utilisez un logiciel de caisse pour enregistrer des opérations de vente auprès de particuliers (paiements en espèces ou en carte bancaire) alors, vous devez impérativement utiliser un logiciel de caisse certifié NF525 (par l’AFNOR). Cette obligation est valable quelque soit votre secteur d’activité. Que vous soyez restaurateur, gérant d’un salon de coiffure ou d’esthétique, d’un bar,…

Qui est dispensé de l’obligation d’avoir une caisse enregistreuse certifiée NF525 ?

Vous n’êtes pas concerné par l’obligation d’avoir une caisse enregistreuse conforme si :

• Vous n’êtes pas assujetti à la TVA (ex : micro-entrepreneur en franchise en base de TVA)
•  Vous bénéficiez du régime de remboursement forfaitaire de TVA agricole
• Vous ne recevez pas de paiements en espèces ou carte bancaire de particuliers (paiements uniquement par virement bancaire entre professionnels par exemple)
• Vous n’utilisez pas de logiciel de caisse (tenue manuelle, facturation classique,…).

Attention toutefois : même si vous êtes dispensé de l’obligation, cela ne vous exonère pas des exigences comptables et de conservation des justificatifs en cas de contrôle fiscal.

Voici un tableau récapitulatif des cas dans lesquels une caisse enregistreuse est obligatoire ou non :

Quelles sont les alternatives à la caisse enregistreuse ?

Si vous n’êtes pas soumis à l’obligation légale et qui ne souhaitez pas utiliser de terminal de point de vente, vous pouvez effectuer vos factures manuellement. Cela peut être une solution dans un premier temps, uniquement si vous effectuez peu de ventes par jour.

Par exemple, si vous avez un faible volume de clientèle, alors utiliser un carnet à souche peut vous dépanner. Vous pourrez écrire à la main le détail de vos tickets de caisse en deux exemplaires (pour vos clients et pour vous). Néanmoins, effectuer cette tâche manuellement est chronophage. Cela risque de vous faire perdre beaucoup de temps. Si votre clientèle se développe, cela deviendra vite plus compliqué à gérer. Opter pour une caisse enregistreuse serait alors préférable pour gérer plus facilement votre activité et faciliter votre quotidien.

Même s’il n’est pas obligatoire d’avoir une caisse enregistreuse, s’en équiper peut présenter de nombreux avantages.

L’importance d’avoir une caisse enregistreuse certifiée : Les avantages

Même si la loi ne vous y contraint pas, investir dans une caisse enregistreuse moderne présente de nombreux avantages pour votre activité. Les principaux bénéfices sont les suivants :

Gain de temps

Une caisse enregistreuse vous permet de fluidifier considérablement vos opérations de vente. L’enregistrement d’un article, le calcul automatique du montant total du panier du client, la gestion des réductions ou des remises, l’application de la TVA, l’impression du ticket de caisse se font en quelques secondes. Contrairement à une gestion manuelle, vous ne perdez plus de temps à faire des calculs ou à corriger des erreurs. Bénéficier d’un logiciel de caisse vous fait donc gagner beaucoup de temps !

Conformité à la règlementation fiscale

L’utilisation d’une caisse enregistreuse certifiée NF525 vous assure d’être en conformité avec les exigences fiscales, notamment la loi anti-fraude à la TVA. Cette certification assure :

• L’inaltérabilité de vos données : vos ventes ne peuvent pas être modifiées ou supprimées sans trace.
• La sécurisation des enregistrements : vos données sont horodatées et protégées contre les manipulations frauduleuses.
• L’archivage automatique : vos opérations de vente sont conservées selon les règles fiscales en vigueur.
• La conservation des données : vos données doivent être conservées pendant au moins 6 ans, ainsi que l’année en cours, pour répondre aux obligations légales.

En cas de contrôle, une caisse enregistreuse certifiée vous permet de fournir immédiatement des justificatifs complets et fiables. Si vous avez une caisse et qu’elle n’est pas certifiée NF525 par un organisme accrédité, alors vous pouvez avoir une amende de 7 500 € par logiciel de caisse non conforme. Vous aurez pour obligation de vous mettre en conformité dans les 60 jours. De plus, fournir une fausse attestation est passible de 3 ans de prison et d’une amende de 45 000€ ! Être conforme à la règlementation fiscale est primordial afin de respecter la loi. Il est également nécessaire de bien choisir son logiciel de caisse auprès d’un éditeur de caisse certifié.

Image professionnelle

Utiliser un terminal de point de vente moderne qui vous permet de fournir un ticket de caisse ou une facture électronique à vos clients. Cela renforce votre image, votre professionnalisme et montre que votre entreprise est bien organisée, transparente et respectueuse de la législation.

Un reçu clair, détaillé, avec la TVA bien indiquée et les coordonnées de votre entreprise, inspire confiance et favorise la fidélisation client. De plus, dans certains secteurs comme la restauration, la coiffure ou le commerce de détail, les clients souhaitent souvent recevoir leur ticket de caisse ou une facture ; cela fait partie de l’expérience d’achat. Personnaliser son ticket de caisse peut faire la différence.

Gestion de l’activité facilitée

Les caisses enregistreuses d’aujourd’hui sont bien plus que de simples machines à encaisser. Elles intègrent souvent des fonctionnalités de gestion avancées, comme par exemple :

• Le suivi des ventes en temps réel
• La gestion automatique des stocks
• La création de rapports statistiques (chiffre d’affaires, panier moyen,…)
• L’identification des produits les plus rentables ou les moins performants

En optant pour une caisse enregistreuse, vous prenez de meilleures décisions commerciales, vous anticipez les besoins en réapprovisionnement, et vous optimisez votre rentabilité.

Sécurité des données

Une caisse enregistreuse moderne assure une sécurité optimale de vos données commerciales. Contrairement aux cahiers de caisse papier ou aux feuilles Excel, un système certifié sauvegarde automatiquement vos informations. Cela limite les erreurs humaines et protège vos données contre les pertes.

De plus, les caisses enregistreuses offrent souvent un contrôle des accès par mot de passe ou par badge, permettant de suivre précisément les opérations effectuées par chaque employé, renforçant ainsi la traçabilité et la sécurité interne.

En résumé, à l’heure actuelle, même si la caisse enregistreuse n’est pas toujours imposée, elle reste un outil précieux pour gérer efficacement son activité, se conformer aux exigences fiscales, et gagner en professionnalisme. Il est donc difficile de se passer d’une caisse enregistreuse !

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• Définition SaaS et On-Premise
• Les avantages du mode SaaS et On-Premise pour les logiciels de caisse
• Les inconvénients du mode SaaS et On-Premise pour les logiciels de caisse
• Comparaison des logiciels de caisse SaaS et On-Premise

Au sein du secteur du commerce de détail les logiciels de caisse jouent un rôle crucial dans la gestion des transactions et des opérations commerciales au quotidien. Avec l’essor des nouvelles technologies, les entreprises sont confrontées à devoir faire un choix entre différentes solutions d’encaissement. Les solutions traditionnelles, appelées On-Premise et celles basées sur le cloud, connues sous le nom de Software as a Service (SaaS). Elles ont donc un mode d’hébergement différent qu’il est nécessaire de distinguer.

Il est important pour les entreprises de connaître les avantages, les inconvénients, les différentes caractéristiques entre ces deux types de solutions afin de choisir la plus adaptée à leurs besoins.

Définition SaaS et On-Premise :

Qu’est-ce qu’un logiciel SaaS ?

SaaS signifie « Software as a Service », c’est-à-dire « Logiciel en tant que service » en français. Dans cette situation, votre logiciel d’encaissement sera hébergé et délocalisé chez votre éditeur. La facturation de celui-ci se fera sous forme d’abonnement (mensuel ou annuel) auprès de votre éditeur. Aucune licence ne sera à acheter.

En tant qu’utilisateur de cette solution d’encaissement, vous accéderez à votre base de données logicielle via le cloud. Votre logiciel d’encaissement sera alors accessible sur votre ordinateur, à distance, n’importe quand et n’importe où dans le monde à partir du moment où vous bénéficiez d’une connexion internet, avec vos identifiants. Aucune installation au préalable sur le matériel de votre société ne sera nécessaire.

Il est à noter que la maintenance et la sécurité de vos données doivent être comprises au sein de votre abonnement. De plus, les correctifs, les nouvelles versions et mises à jour et les correctifs seront effectués automatiquement sur le cloud.

Qu’est-ce qu’un logiciel On-Premise ?

On-Premise signifie « sur site ». Si vous optez pour ce type de logiciel de caisse, celui-ci sera installé et hébergé localement, sur votre réseau ou sur vos ordinateurs. Vous devrez donc acheter le logiciel (la licence). Il vous appartiendra donc à vie. Dans ce cas de figure, la maintenance, les correctifs et les mises à jour devront être effectués par votre éditeur de logiciel afin que vous puissiez bénéficier des dernières versions de votre solution d’encaissement.

Les avantages du mode SaaS et On-Premise pour les logiciels de caisse

Le mode SaaS

Opter pour un logiciel de caisse en mode SaaS a plusieurs avantages, qui sont les suivants :

• Gain de temps et mises à jour automatiques : 

Etant donné qu’un logiciel de caisse SaaS n’a pas besoin d’être installé sur un ordinateur ou un serveur, cela permet de gagner du temps car la mise en place est plus rapide.

De plus, les mises à jour vont se faire de manière automatique et seront prises en charge par l’éditeur. Les améliorations de votre logiciel d’encaissement se feront alors en continu. Ce qui vous donnera régulièrement accès aux nouvelles fonctionnalités et aux améliorations apportées par votre éditeur sans frais supplémentaires. Tous les utilisateurs, auront un logiciel d’encaissement identique (la même version) à un instant T. Vous n’avez donc pas à vous soucier de l’installation des mises à jour ou des correctifs à apporter.

• Accessibilité :

En optant pour un logiciel de caisse en mode SaaS, cela vous permettra d’y accéder de n’importe où, sur n’importe quel appareil, du moment que vous ayez une connexion Internet.  

Cela est idéal pour les entreprises qui détiennent plusieurs points de vente car cela leur permet d’avoir une gestion centralisée des stocks et des ventes.

Le point fort d’un logiciel SaaS est qu’il peut être utilisé par des millions d’utilisateurs simultanément puisque les informations seront stockées dans le cloud.

• Adaptabilité et scalabilité :

Il faut savoir qu’en choisissant un logiciel de caisse en mode SaaS, vous pourrez l’adapter, le faire évoluer selon vos besoins (fonctionnalités ou modules supplémentaires,…). Vous pourrez donc le personnaliser selon vos activités. MAPAP détient une équipe de développeurs expérimentés en mesure de personnaliser vos logiciels de caisse à votre guise.

• Sécurité :

Les éditeurs de logiciel de caisse en mode Saas doivent respecter des règles de conformité et de sécurité : confidentialité et protection des données (RGPD), cryptage des données, pare-feu, mise en place d’audits de sécurité,…

De plus, avec un logiciel d’encaissement en mode SaaS, chaque vendeur disposera d’un compte bénéficiant de différents types de droits et d’accès (lecture seule, modification,…).

• Coûts réduits :

Le mode SaaS permet de ne pas avoir besoin d’acheter des serveurs ou des équipements informatiques coûteux. Les entreprises n’ont pas à installer des logiciels de caisse sur leurs ordinateurs.

Le coût d’acquisition de matériel est alors réduit tout comme les coûts d’approvisionnement, de maintenance, ainsi que l’installation de la licence et le support.

En outre, le paiement se fait par abonnement mensuel ou annuel ce qui permet de réduire la pression financière. L’abonnement va comprendre l’ensemble des services d’hébergement, de mise à disposition du logiciel de caisse et de maintenance ce qui est un bon investissement.

A tout moment, il est possible de résilier l’abonnement afin de mettre fin aux dépenses.

MAPAP propose différentes offres avec des abonnements mensuels.  

Les logiciels de caisse en mode SaaS détiennent beaucoup d’avantages. Y a-t-il également de nombreux avantages à utiliser un mode On-Premise ?

Le mode On-Premise

Si vous ne choisissez pas un logiciel de caisse SaaS, vous pouvez opter pour le mode On-Premise. Celui-ci possède également de multiples avantages qui sont les suivants :

• Contrôle total et autonomie :

La plus grande qualité des logiciels de caisse On-Premise est que vous ne dépendez pas d’un hébergeur. La totalité de vos données sont stockées au sein de votre entreprise. Cela signifie aussi que vous n’avez pas à dépenser de frais supplémentaire pour l’hébergement.

En optant pour un logiciel d’encaissement On-Premise, vous avez un contrôle total sur le logiciel, y compris la gestion des mises à jour et des personnalisations. Vous pouvez donc l’adapter en fonction de vos besoins. Les développeurs pourront donc créer des fonctionnalités spécifiques ou des modules liés à votre activité.

• Sécurité des données :

Tout comme les logiciels de caisse SaaS, la sécurité des données sur les logiciels on-Premise est similaire.

Les données sont stockées localement, offrant un contrôle direct et immédiat sur la sécurité. Vos données sont également confidentielles. Il y a donc moins de risques de fuite de données vers des tiers puisque les informations sensibles restent en interne.

• Coûts à long terme :

Ce type de logiciel est un bon investissement puisqu’il vous permet, à l’inverse des logiciels de caisse SaaS, d’économiser sur les abonnements. Cela peut donc être plus économique à long terme pour certaines entreprises. Vous n’avez pas de dépense régulière, mais seulement l’achat initial de votre logiciel, vous en être propriétaire.

Mais encore, l’investissement initial dans le matériel d’encaissement et le logiciel peut être amorti sur une période plus longue.

MAPAP propose une offre à la carte qui comprend l’achat de la licence de caisse ainsi que le matériel de caisse.

• Performance et accessibilité :

En ayant un logiciel de caisse en mode On-Premise, vous pourrez exécuter en local votre logiciel. Ce qui réduit la dépendance à la vitesse et à la fiabilité de la connexion Internet.

De plus, vous avez également moins de risques d’interruptions de service dues à des problèmes de connectivité Internet. Lorsque votre logiciel de caisse est installé sur vos serveurs, vous pourrez vous y connecter sans avoir besoin de connexion Internet. Après avoir abordé les avantages de ces deux modes, nous allons énumérer les inconvénients.

Les inconvénients du mode SaaS et On-Premise pour les logiciels de caisse

Le mode SaaS

Malgré les nombreux avantages du Mode SaaS pour les logiciels d’encaissement, il y a tout de même quelques inconvénients à connaître.

• Dépendance à la connexion Internet :

Le mode SaaS nécessite une connexion Internet stable et fiable. En cas de coupure de la connexion, l’accès au logiciel peut être interrompu, ce qui peut perturber les opérations de caisse.

• Dépendance à l’éditeur de caisse :

En cas de changement de stratégie du fournisseur, d’augmentation des prix ou de cessation d’activité, vous pouvez être contraint de migrer vers une autre solution d’encaissement, ce qui peut engendrer des coûts plus importants voire des interruptions d’activité. Vous n’avez donc aucun contrôle sur le logiciel.

• Sécurité des données :

Les données sont hébergées sur des serveurs externes, ce qui peut susciter des inquiétudes concernant la sécurité et la confidentialité des informations sensibles. Bien que les éditeurs de logiciel de caisse mettent en place des mesures de sécurité robustes, certaines entreprises préfèrent garder un contrôle total sur leurs données.

• Frais récurrents :

Les logiciels de caisse en mode SaaS fonctionnent généralement avec un modèle d’abonnement, ce qui implique des frais mensuels ou annuels. Sur le long terme, ces coûts peuvent s’accumuler et dépasser le coût initial d’une solution On-Premise.

Mode On-Premise

• Coûts initiaux élevés et accès limité :

L’acquisition d’un logiciel d’encaissement On-Premise nécessite souvent un investissement initial important pour l’achat des licences, du matériel et des coûts de mise en œuvre. Vous devez impérativement posséder un ordinateur ou un terminal de point de vente pour installer le logiciel d’encaissement.

Par ailleurs, les logiciels de caisse On-Premise sont souvent accessibles uniquement à partir des locaux de l’entreprise, sur les caisses ou les ordinateurs. Ce qui peut parfois limiter la mobilité et l’accès à distance.

• Installation, maintenance et mises à jour :

La gestion d’une solution d’encaissement On-Premise nécessite des ressources internes pour la maintenance : mises à jour, sécurité des données,…. Cela peut engendrer des coûts supplémentaires et nécessiter d’une expertise technique. Quant à l’installation du logiciel de caisse, elle peut parfois être longue. Cette dernière est souvent planifiée et nécessite des compétences techniques pour garantir une mise en place optimale.

• Scalabilité limitée :

Ajouter de nouvelles fonctionnalités à votre caisse enregistreuse basée sur le mode On-Premise peut être complexe et coûteux. L’utilisation peut être alors limitée pour les employés.

Comparaison des logiciels de caisse SaaS et On-Premise

Faire un choix entre ces deux solutions n’est pas toujours évident. Pour vous faciliter les choses, nous vous proposons un tableau synthétique des avantages et des inconvénients :

Si vous souhaitez avoir un logiciel de caisse parfaitement adapté à vos besoins et que vous ne savez pas quel mode choisir, n’hésitez pas à demander une démo. Nous saurons vous aiguiller.

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• Obligation et conformité d’un logiciel de caisse
• Les fonctionnalités nécessaires d’un logiciel de caisse 
• Les critères de choix d’un logiciel de caisse

Choisir son logiciel de caisse est une décision importante à prendre et pas toujours simple. Celui-ci influence directement l’efficacité des opérations et l’expérience client. Il est alors crucial de faire le bon choix pour que vous ayez une bonne gestion de votre point de vente.
Nous allons vous partager quelques critères essentiels à considérer pour faire le meilleur choix.

Obligation et conformité d’un logiciel de caisse

Est-ce nécessaire d’avoir un logiciel de caisse ?

Tout d’abord, il faut savoir qu’il n’est pas obligatoire d’avoir un logiciel de caisse au sein de son point de vente. Libre à chacun de maintenir une gestion manuscrite.

Néanmoins, il est particulièrement utile d’en avoir un afin de faciliter votre quotidien. Il vous permettra principalement d’enregistrer la totalité de vos ventes et de comptabiliser vos stocks. Selon les fonctionnalités dont il dispose, il peut être un véritable ERP (logiciel de gestion intégré). Il sera donc d’une aide précieuse au niveau comptable.

Si vous faites le choix de prendre un logiciel de caisse pour votre commerce, celui-ci devra impérativement être certifié NF525.

Choisir un logiciel de caisse certifié NF525

Comme expliqué précédemment, en faisant le choix de prendre un logiciel de caisse pour votre enseigne, celui-ci doit obligatoirement bénéficier de la certification NF525. En effet, depuis le 1er janvier 2018, les logiciels de caisse sont soumis à une réglementation plus stricte. 

La certification NF 525 atteste la conformité avec la réglementation fiscale afin de lutter contre la fraude à la caisse enregistreuse.

Si vous ne bénéficiez pas de la certification NF525, vous vous exposez à des risques lors des contrôles. Vous devez toujours être en mesure de présenter un certificat prouvant la conformité et la fiabilité de votre logiciel de caisse.

Si vous ne présentez pas ce document, vous risquez d’avoir une amende de 7 500€ à la date de ce contrôle. De plus, dans les 60 jours qui suivent, il sera obligatoire de fournir cette certification sous peine de payer à nouveau une amende du même montant. Attention, il est à noter que fournir une fausse attestation est passible de 3 ans de prison et d’une amende 45 000€.

Notre logiciel d’encaissement MAGSIWIN est certifié NF525 par L’AFNOR (Association Française de Normalisation).

Les fonctionnalités nécessaires d’un logiciel de caisse 

• Gestion des ventes et des stocks : Le logiciel doit permettre de suivre facilement les ventes et les niveaux de stock. Cela implique de pouvoir saisir les articles, créer des étiquettes comportant les prix, gérer les profils des vendeurs ainsi que la gestion du flux de marchandises et les interactions avec les fournisseurs.

• Support multi-canaux : Si vous vendez en ligne et en magasin, un logiciel qui intègre les deux canaux est crucial.

• Paiements : Assurez-vous que votre caisse supporte divers modes de paiement (cartes bancaires, paiements mobiles, espèces, click and collect,….).

• Gestion des clients : Un module CRM intégré peut aider à suivre les habitudes d’achat et à fidéliser la clientèle.

• Rapports et analyses : Des outils de reporting (tableaux de bord) pour suivre les performances afin de prendre de bonnes décisions.
  
  Voici un tableau qui récapitule les fonctionnalités principales que vous pouvez retrouverez au sein d’un logiciel de caisse :

MAPAP propose MAGSIWIN, un logiciel d’encaissement qui détient de nombreuses fonctionnalités et vous permet de gérer vos transactions et vos encaissements quotidiens.

Mais encore, le plus important lorsque vous choisissez votre logiciel d’encaissement est qu’il soit adapté à vos besoins et votre activité. Par exemple, si vous ouvrez un restaurant ou un salon de thé, il vous sera nécessaire d’avoir des fonctionnalités adaptées pour que vous puissiez gérer les réservations, les tables,…    

Les critères de choix d’un logiciel de caisse

Une caisse enregistreuse adaptée à votre secteur d’activité 

Dans un premier temps, il faut penser à opter pour un logiciel de caisse adapté à son secteur d’activité. Comme expliqué précédemment, si vous avez un restaurant ou un bar, il vous faudra un logiciel qui répond à des besoins spécifiques. Vous aurez donc un logiciel différent si vous tenez un magasin de prêt-à-porter où, dans ce cas, vous aurez besoin de gérer vos tailles, vos étiquettes,..

Il est alors nécessaire que votre logiciel de caisse s’adapte à votre type d’activité.

De plus, celui-ci peut aussi dépendre de la taille de votre entreprise. Un petit magasin n’aura pas les mêmes exigences qu’une grande chaîne de magasins. Prenez en compte le nombre de points de vente et le volume des transactions.

Mais encore, si vous avez une entreprise présente à l’international. Nous vous conseillons de choisir un logiciel de caisse qui gérera les taxes, les langues, les devises,…

En outre, vous devez également vous poser la question suivante :  Avez-vous des besoins en termes de mobilité de votre logiciel d’encaissement ? C’est-à-dire, est ce que vous avez besoin de déplacer votre caisse enregistreuse sur un salon, un marché, dans un pop-up,… ? Ou bien, serait-ce utile de pouvoir déplacer la caisse au sein de mon magasin ? Si les réponses à ces questions s’avèrent être positives, il sera, par exemple, certainement nécessaire d’avoir une tablette qui vous permet de faire vos encaissements. Une solution mobile peut être très pratique.  

Il peut aussi être intéressant de suivre ses ventes en temps réel, à distance, à travers des tableaux de bord via des applications qui le permettent.

Notre application MAGSI PHONE vous permet de visualiser l’activité de vos magasins en temps réel, à distance.  

Le budget d’un logiciel de caisse

Déterminez combien vous êtes prêt à investir dans un logiciel de caisse. Comparez les coûts des licences, les frais de maintenance, des différentes fonctionnalités,… Certains logiciels sont basés sur un abonnement mensuel, tandis que d’autres nécessitent un achat unique. Choisissez le modèle qui correspond le mieux à vos capacités financières. Il est à noter qu’il est parfois possible d’acheter ou de louer votre caisse enregistreuse. Le choix de la location peut parfois être pratique lorsque vous débutez votre activité.

Le design et la simplicité du logiciel de caisse

L’esthétisme peut être un critère important pour vous. Le design de votre caisse enregistreuse peut alors impacter votre choix. Différentes caisses plus ou moins modernes s’offriront à vous sur le marché. A vous de voir si vous préférez du matériel avec un petit format ou un format plus imposant.      

De plus, le design de l’interface du logiciel peut lui aussi être un critère important. Il faut que la prise en main de celui-ci soit simple pour que vous puissiez être à l’aise. Vous pouvez être amené à vous poser les questions suivantes : Votre logiciel de caisse est-il ergonomique et intuitif ? La caisse enregistreuse est-elle pratique pour vous et vos salariés ? L’écran est-il tactile pour faciliter votre quotidien ? L’interface est-elle claire et facile à comprendre ?

En effet, une interface simple et intuitive réduira considérablement le temps de formation et minimisera les erreurs en caisse.

Concernant la formation, pensez à prendre un logiciel de caisse ou vos fournisseurs pourront vous former et être là en support en cas de besoin. Un support réactif vous dépannera si vous êtes amené à rencontrer un problème en caisse.

MAPAP a un support pour répondre à toutes vos questions 6/7 jours. Nous vous proposons également diverses formations pour que vous soyez totalement autonome en caisse et performant sur des sujets tels que les inventaires, les statistiques, la gestion de votre fichier client,…

Du matériel d’encaissement compatible avec la caisse enregistreuse

L’intégration et la compatibilité de votre logiciel de caisse sont également des points importants.

Le logiciel d’encaissement doit être compatible avec vos périphériques de caisse et de paiements : imprimantes tickets, lecteur de code-barres, TPE, tiroir-caisse,…

De plus, si vous utilisez déjà des logiciels de comptabilité, de gestion des stocks, de CRM,..  Assurez-vous que votre logiciel de caisse puisse s’intégrer facilement avec eux.

Les équipes de MAPAP interviennent pour l’installation de votre matériel de caisse ainsi que le paramétrage de vos périphériques de caisse et de paiement afin que tout soit synchronisé. Nos développeurs peuvent également interfacer votre logiciel de caisse avec vos logiciels extérieurs (CRM, logiciel de stock,….)

La sécurité du logiciel de caisse

Pour finir, la sécurité est un critère à prendre en compte. Assurez-vous que le logiciel respecte les normes de sécurité pour protéger les données sensibles de vos clients et de votre entreprise. Vérifiez que le logiciel est conforme aux réglementations en matière de fiscalité et de protection des données. Pensez également, comme nous l’avons expliqué au début de l’article à choisir un logiciel de caisse certifié NF525.

Si vous souhaitez en savoir plus sur nos logiciels de caisse certifié NF525, n’hésitez pas nous contacter, nous aurons le plaisir de vous faire une démo.

En suivant l’ensemble de ces critères, vous aurez les informations nécessaires pour choisir un logiciel de caisse qui répond au mieux à vos besoins. Cela contribuera au succès de la gestion de votre entreprise.

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• Terminal de point de vente
• Les périphériques de paiement
• Les périphériques de caisse
• Des équipements complémentaires à avoir pour son commerce

Pour gérer son commerce de manière optimale, il est important d’être correctement équipé.
Connaissez-vous le type de matériel de caisse qui est adapté à vos besoins ? Nous allons vous présenter les outils nécessaires (périphériques de caisse et de paiement) à avoir afin que vous puissiez piloter efficacement votre point de vente.

Terminal de point de vente

Encaissement, gestion des stocks et de l’activité quotidienne

Premièrement, pour effectuer vos ventes, il sera essentiel de vous équiper d’un terminal de point de vente. Celui-ci est un élément clé de votre activité puisqu’il vous permettra d’installer votre logiciel de caisse, de relation client, de stocks,…

Vous pourrez donc par ce biais, encaisser vos clients, effectuer votre comptabilité, gérer vos stocks, votre relation client,…  Grâce à celui-ci, vous pourrez également vous rendre sur internet, gérer l’ensemble des documents de votre enseigne (par exemple : vos factures, vos bons de livraison, vos tickets de caisse,…), mais encore avoir le contrôle sur vos périphériques de caisse (imprimantes, tiroir-caisse,…)

Pour résumer, il vous permettra de piloter l’organisation votre activité quotidienne.

Pour plus d’efficacité et une meilleure prise en main en caisse, il peut être plus judicieux pour vous d’opter pour un terminal de point de vente tactile. Il vous permettra d’être plus rapide.

De plus, il est à noter qu’il est obligatoire que votre caisse enregistreuse soit certifiée NF525.

L’obligation d’opter pour une caisse certifiée NF525

Pour que vous soyez dans la conformité avec la règlementation fiscale, vous devez impérativement être équipé d’un logiciel d’encaissement homologué, certifié NF525 (règle imposée par la Loi des Finances depuis le 1^er janvier 2018). Cette certification est délivrée par l’AFNOR.

Si vous ne bénéficiez pas de celle-ci, vous vous engagez à des risques d’être sanctionné d’une amende. Il est impératif d’avoir un logiciel d’encaissement sécurisé et fiable pour votre commerce.

Les périphériques de paiement

Terminal de Paiement Electronique (TPE)

S’équiper d’un TPE est indispensable. Il vous permettra d’encaisser votre clientèle qui souhaite régler par carte bancaire et avec encore plus de facilité via l’option « sans contact ». Le terminal de paiement électronique est également un bon outil pour vous permettre de contrôler vos inventaires.

Différents types de TPE existent : le TPE traditionnel ou le TPE mobile. A vous de faire votre choix en fonction de vos besoins.

Lecteur de chèques

Si votre clientèle paie régulièrement par chèque, il pourrait être important de vous munir d’un lecteur de chèque. La plupart de ces outils vous permettent d’endosser les chèques, d’identifier les émetteurs des chèques voire même d’enregistrer une copie numérique que vous pourrez retrouver au sein de votre logiciel d’encaissement. Ce type de matériel vous sera d’une grande aide pour accélérer le processus de paiement par chèque.

Monnayeur automatique

Par ailleurs, si vos clients paient régulièrement en espèce, il peut être bénéfique pour votre activité de vous munir d’un monnayeur automatique afin de gagner du temps au quotidien.  

Le monnayeur automatique peut être très pratique puisqu’il vous aide à mettre un terme aux erreurs de comptage. C’est un outil fiable qui vous évite les erreurs humaines. Cette machine détecte aussi la fausse monnaie.

De plus, il vous assure la sécurité de votre fond de caisse puisque c’est un « coffre-fort ». Personne n’est en contact avec la monnaie. Cela permet d’éviter les potentiels vols internes ou externes à l’entreprise.

Les périphériques de caisse

Tiroir-caisse 

Afin de sécuriser vos encaissements, il est préférable d’opter pour un tiroir-caisse verrouillable. L’ouverture du tiroir est pilotée automatiquement lorsqu’un paiement en espèce est déclenché dans le logiciel de caisse. Privilégiez un tiroir-caisse qui comporte différents compartiments afin d’organiser facilement vos billets, pièces, tickets de caisse,…

Afficheur client 

Il est nécessaire d’indiquer aux clients le prix final qu’il devra payer en caisse. Pour cela, l’afficheur client connecté au logiciel de caisse peut être un outil rassurant pour l’acheteur. Cela permettra aussi au commerçant de limiter les potentielles erreurs de tarification ou d’étiquetage.

Lecteur de code-barres

Pour scanner vos articles en caisse, il vous sera utile de vous équiper d’un lecteur de code-barres. Lors du passage en caisse de vos clients, les étiquettes seront lues afin d’identifier leur prix et d’enregistrer la vente une fois le paiement réalisé. Cet outil peut aussi permettre de scanner les codes-barres sur les écrans de smartphone, afin de pouvoir, par exemple scanner les cartes de fidélités,…

Deux types de douchette existent : filaire et non filaire (en Bluetooth). La non filaire vous conviendra pour plus de praticité et une meilleure mobilité. Vous pourrez aussi l’utiliser pour réaliser vos inventaires.  

Imprimantes tickets et étiquettes

Pour bien équiper votre commerce, il vous sera également indispensable d’avoir une imprimante pour vos tickets de caisse. Même s’il est à noter que l’impression des tickets de caisse n’est plus automatique depuis le 1^er août 2023.

En complément d’une imprimante tickets de caisse, vous pouvez aussi rencontrer le besoin d’imprimer des étiquettes avec des code-barres. Pour cela, il existe des imprimantes thermiques (imprimantes Zébra) qui peuvent répondre à votre besoin. Cet appareil est parfait pour gagner en efficacité.

Balance de caisse

Pour finir, si vous tenez un commerce alimentaire (épicerie, supermarché,…) il est obligatoire que votre commerce soit muni d’une balance de caisse. En effet, cet outil sera utile lors de la pesée des aliments de vos clients, cela permettra de déterminer le prix qu’ils devront payer.

Des équipements complémentaires à avoir pour son commerce

Tablettes et smartphones 

Les tablettes caisse enregistreuse ou les smartphones peuvent vous apporter une réelle aide dans la gestion de votre boutique.

Ces appareils peuvent avoir des fonctionnalités d’encaissement ainsi que de consultation des stocks. C’est une réelle force pour pouvoir conseiller un client au sein de votre magasin en temps réel. Etant donné que vous pouvez consulter les stocks en direct depuis ces appareils, vous pouvez voir si vous avez toujours l’article demandé dans votre réserve.

En outre, durant les périodes de forte affluence (telles que les soldes, le Black Friday, …) vous pouvez gagner du temps et réduire la file d’attente en caisse en encaissant directement sur ces solutions.

Si ces outils complémentaires ne répondent pas à vos attentes, d’autres solutions peuvent également s’offrir à vous pour réduire le temps d’attente en caisse.  

Bornes tactiles 

Les bornes tactiles sont un très bon moyen de diminuer votre file d’attente en caisse. En effet, ces machines peuvent parfois avoir des fonctionnalités de caisse en libre-service. Ce qui rend le client totalement autonome lorsqu’il souhaite s’encaisser.

Mais encore, vous pouvez effectuer de la communication sur vos bornes tactiles afin de rendre vos offres plus visibles et plus attractives. Vos clients ne passeront pas à côté d’informations importantes et vous pourrez par ce biais accroître votre chiffre d’affaires.

Terminaux d’inventaire

Pour simplifier les inventaires de votre magasin, nous vous recommandons d’utiliser des scanners d’inventaire pour faciliter le processus de comptage. Cela vous simplifiera la collecte de données, la gestion des entrées et des sorties de stocks, la réception et les expéditions des marchandises. Vous gagnerez du temps pendant que vous réaliserez cette tâche qui peut parfois être chronophage.

 Compteur de passage

Pour bien équiper votre boutique, vous pouvez également y ajouter un compteur de passage. Celui-ci vous permettra de savoir combien de visiteurs sont venus dans votre enseigne chaque jour. Vous pourrez également calculer votre taux de transformation client grâce à votre logiciel de caisse. Vous pourrez également faire des statistiques pour savoir si vos offres promotionnelles ont attiré plus de clients que d’habitude,…

Tous ces équipements vous permettront d’avoir une gestion optimale de votre enseigne et de faciliter votre quotidien en fonction de vos besoins ! Alors avez-vous choisi le bon matériel d’encaissement pour votre magasin ?

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• À qui s’adresse la certification NF525 ?
• Les obligations légales d’un logiciel de caisse certifié NF525
• Choisir son éditeur de logiciel de caisse certifié NF525
• Logiciel de caisse MAPAP : certifié NF525 par l’AFNOR
• Quels sont les risques si mon logiciel de caisse n’est pas certifié NF525 ?

Depuis le 1er janvier 2018, les logiciels de caisse sont soumis à une réglementation plus stricte. L’objectif est de minimiser la fraude fiscale. Désormais les commerçants doivent être équipés d’un logiciel de caisse certifié. Mais à qui s’adresse cette réglementation ? Dans quel but ? Et quels sont les risques encourus en cas de non-respect ?

À qui s’adresse la certification NF525 ?

! Rappel ! Il est important de savoir, avant de poursuivre la lecture, que l’utilisation d’un logiciel de caisse ou d’un système d’encaissement n’est pas obligatoire. Libre à chacun de maintenir une gestion manuscrite.

Pour les professionnels qui souhaitent s’équiper (ou le sont déjà) d’un logiciel de gestion ou d’un système d’encaissement, celui-ci devra obligatoirement être certifié NF525.

Cette certification a pour but de lutter contre la fraude à la caisse enregistreuse, bien trop fréquente et très coûteuse pour l’Etat. À elle seule, la fraude à la TVA est estimée à 15 milliards d’euros par an en France. Ces réglementations ont pour but d’empêcher les professionnels peu scrupuleux de manipuler les systèmes d’encaissement afin d’effacer ou de modifier certaines transactions.

Suis-je concerné par la certification NF525 ?

La loi du 1er janvier 2018 s’applique à tous les commerçants assujettis à la TVA et distribuant des biens et/ou services à des particuliers. Les commerçants ayant une clientèle mixte, constituée de particuliers et de professionnels, sont également concernés. Et bien sûr, l’e-commerce ne fait pas exception à la règle.

En revanche, il existe quelques dérogations possibles. Ne sont pas concernés par les exigences de la certification NF525 :

• les entreprises ne commercialisant que dans le cadre du B2B.
• les professionnels ne réalisant que des opérations commerciales exonérées de TVA.
• les entreprises concernées par la franchise en base de TVA.
• les professionnels bénéficiaires du régime de remboursement forfaitaire de TVA agricole.
• les entreprises dont tous les flux commerciaux sont réalisés avec l’intermédiation d’un établissement de crédit.

Les obligations légales d’un logiciel de caisse certifié NF525

Cette certification fixe 4 critères essentiels auxquels le logiciel de caisse certifié doit répondre :

• Conservation : toutes les données doivent être conservées minimum 6 ans et l’équipement doit prévoir des clôtures à intervalles réguliers.
• Archivage : l’équipement doit prévoir un système d’archivage des données afin de les fixer et de pouvoir les dater aisément. 
• Inaltérabilité : le logiciel conserve toutes les données sans possibilité de retour en arrière ou de modification. De même, toutes les corrections doivent faire l’objet d’une écriture.
• Sécurisation : les données doivent être sécurisées pour garantir leur état d’origine lors de la collecte.

Ces points ont l’objectif clair d’empêcher la modification ou la suppression de données dans le but de réduire la fiscalité. Avec la mise en place d’un logiciel de caisse certifié, la facturation et les transactions sont simplifiées mais surtout enregistrées définitivement en vue de la collecte des données par les établissements compétents.

Découvrez notre logiciel de gestion, MAGSIWIN, certifié NF525 par l’AFNOR. Ne perdez pas de temps pour être en règle.

Choisir son éditeur de logiciel de caisse certifié NF525

Qui certifie les logiciels de caisse NF525?

À l’heure actuelle, deux options se présentent aux éditeurs de logiciels.

D’une part, il est possible pour les éditeurs de faire certifier leur logiciel de caisse par un organisme compétent, tel que l’AFNOR ou le LNE.

Dans ce cas de figure, l’organisme de certification vérifie que le logiciel se soumet aux obligations légales imposées par la loi de janvier 2018. Mais pas que. L’organisme de certification s’assure également de critères purement qualitatifs en suivant les process de chaque service de l’entreprise, la disponibilité du SAV ou encore la sécurisation des données. L’éditeur peut ainsi fournir à ses clients une attestation officielle de conformité.

Logiciel de caisse certifié NF525 : Les changements en 2025 suite à un amendement

Auparavant, les éditeurs de logiciel de caisse pouvaient s’auto-certifier. C’est-à-dire que l’éditeur de logiciel s’assurait de la conformité de son produit par ses propres moyens et délivrait une attestation de sa main pour justifier de la conformité de son logiciel en cas de contrôle. Cependant, il était très aisé de s’auto-certifier. Les garanties pour le commerçant utilisateur du logiciel de caisse étaient moindres en cas de contrôle. En cas de non-conformité, le commerçant aurait tout de même été condamné.

Néanmoins, la loi de finances 2025 a annoncé la fin de l’auto-certification des éditeurs de logiciels de caisse. Un amendement paru en février 2025 atteste qu’il sera désormais obligatoire de passer par un organisme accrédité pour obtenir la certification du logiciel d’encaissement. Cela a pour objectif de renforcer la lutte contre la fraude à la TVA ainsi que la sécurisation et l’inaltérabilité de vos données. La réglementation est donc renforcée.

Comment savoir si mon logiciel de caisse est certifié NF525

Pour savoir si votre logiciel caisse enregistreuse possède la certification NF525, assurez vous des éléments suivants :

• Vérifiez si vous posséder une attestation de conformité. Les éditeurs de logiciels de caisse enregistreuse certifiés doivent être en mesure de vous fournir un certificat NF525.
• Regardez si vous voyez le logo « NF525 » sur votre caisse enregistreuse. Les logiciels de caisse conformes doivent afficher ce logo sur l’interface de caisse.
• Consultez éventuellement la liste des logiciels certifiés. Certains organismes comme l’AFNOR, publient une liste officielle des éditeurs de logiciels de caisse enregistreuse certifiés. Vous pourrez regarder si votre solution d’encaissement s’y trouve.
• Vérifiez les fonctionnalités obligatoires de la NF525 : Une caisse certifiée doit garantir l’inaltérabilité, la sécurisation, la conservation et l’archivage des données. Si l’une de ces fonctionnalités ne fait pas partie de votre logiciel, celui-ci n’est probablement pas conforme à la loi.

Logiciel de caisse MAPAP : certifié NF525 par l’AFNOR

Si vous vous rendez compte que votre logiciel d’encaissement actuel n’est pas certifié ou bien que votre éditeur de caisse l’a auto-certifié ; il est nécessaire de vous orienter vers un autre éditeur de logiciel qui, quant à lui détient la certification nf525 par un organisme accrédité.

Notre logiciel de caisse MAGSIWIN est certifié NF525 par un organisme accrédité qui est l’AFNOR. Il respecte donc la loi. N’hésitez pas à nous contacter et à consulter nos offres si vous souhaitez changer de logiciel de caisse ou si vous souhaitez vous équiper.

Quels sont les risques si mon logiciel de caisse n’est pas certifié NF525 ?

Des contrôles de l’administration fiscale ont lieu dans les points de vente pour s’assurer de la conformité des logiciels de caisse. Tout commerçant doit être en mesure de présenter un certificat justifiant la conformité de son équipement. 

L’éditeur de logiciel est tenu de fournir un certificat de conformité NF525. 

Le professionnel dans l’incapacité de présenter un justificatif de conformité encourt une amende de 7 500€ à date du contrôle. Il lui sera demandé de présenter un certificat approprié dans un délai de 60 jours sous peine de recevoir une seconde amende d’un montant de 7 500€.

Attention, la présentation d’une fausse attestation représente un délit passible de 3 ans de prison et 45 000€ d’amende.

Si vous souhaitez vous équiper d’un logiciel de caisse certifié NF525, n’hésitez pas à nous contacter.

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• Qu’est-ce que le journal de caisse ?
• Qu’est ce que le fond de caisse ?
• Quels sont les avantages d’un logiciel de caisse certifié ?

Gérer son fond de caisse est indispensable pour chaque commerçant. En quoi cela consiste ? En quoi l’utilisation d’un logiciel de caisse peut vous aider au quotidien ? 

Qu’est-ce que le journal de caisse ? 

Tout commerçant doit tenir chaque jour un journal de caisse pour établir sa comptabilité et pour avoir une vue globale de son activité quotidienne. 

Le journal de caisse est un document comptabilisant quotidiennement toutes les entrées et sorties d’espèces de manière détaillée. Il peut prendre la forme un document manuscrit, que l’on nommera l’agenda de caisse. Mais il peut également être informatisé par le biais d’un système de caisse équipé d’un logiciel de gestion. Celui-ci inscrit automatiquement au journal de caisse les informations liées aux encaissements et aux facturations en temps réel. 

Ce journal de caisse ne doit théoriquement contenir que les espèces, mais dans certains secteurs d’activités, il peut aussi comptabiliser les transactions réalisées par chèques ou cartes bancaires. 

Qu’est ce que le fond de caisse ? 

Compter le fond de caisse est une action de vérification qui s’effectue généralement quotidiennement. Il s’agit de vérifier le rapport entre le montant théorique des encaisses et le montant réel. Cette opération permet de s’assurer de la concordance entre le livre de caisse et le montant d’espèces réellement contenu dans la caisse. 

La législation n’impose qu’un seul inventaire de caisse à l’année. En pratique, les inventaires de caisse sont réalisés chaque jour. En effet, plus il est fait régulièrement moins les risques de trouver un écart de caisse sont importants. 

L’écart de caisse correspond à un décalage entre le montant des encaisses et le montant présumé contenu dans la caisse. Ces écarts peuvent résulter d’une erreur de saisie ou de comptage mais aussi d’un vol. 

La vérification quotidienne du fond de caisse permet une bonne gestion du magasin, il simplifie l’exercice comptable et permet un meilleur contrôle des stocks et des flux d’argent. Comme vous l’avez donc compris, il est alors primordial de bien savoir gérer son fond de caisse.

Quels sont les avantages d’un logiciel de caisse certifié ? 

Quand les transactions quotidiennes sont nombreuses la gestion manuscrite de la caisse devient difficile. Il convient alors de s’équiper d’un logiciel de caisse certifié NF525. Le logiciel comptabilise lui-même chacune des entrées et sorties d’argent tout au long de la journée et conservera une trace de chaque ticket de caisse édité dans le point de vente. Cela n’empêche pas la vérification quotidienne du montant contenu dans la caisse, mais le logiciel de gestion facilite la tâche du commerçant. 

Depuis 2018, l’utilisation d’un logiciel de caisse est soumis à la certification de celui-ci. La certification NF525 (certifié par l’AFNOR) est obligatoire et doit être justifiable pour le commerçant. Cette loi a pour objectif de limiter les fraudes.  

Si vous ne bénéficiez pas de la certification NF525, lors de contrôles vous vous exposez à des risques. En effet, vous devez toujours impérativement présenter un certificat prouvant la conformité et la fiabilité de votre logiciel.

Si ce n’est pas le cas, vous risquez une amende de 7 500€ à la date de ce contrôle. De plus, dans les 60 jours qui suivent, il sera obligatoire de fournir cette certification sous peine de payer à nouveau une amende du même montant. Attention, fournir une fausse attestation est passible de 3 ans de prison et d’une amende 45 000€ !

Le logiciel de caisse, facilite l’inventaire de caisse mais aussi la comptabilité puisque le journal de caisse est tenu de manière informatisée. Les transferts de fichiers avec les experts comptables permettent alors d’automatiser les partages d’informations et d’éviter les ressaisies manuelles. 

De plus, ce type d’outils peut intégrer la gestion des stocks. 

Si vous souhaitez en apprendre davantage sur nos logiciels de caisse et nos différentes solutions, n’hésitez pas à nous demander une démonstration.

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• MAGSIWIN et la gestion multi-magasins
• Deux solutions de transfert de données pour un logiciel de gestion multi-magasins

Bien qu’il ne soit pas obligatoire, le logiciel de caisse est d’une grande aide au quotidien pour la gestion de boutique. Il facilite grandement la gestion journalière et le travail comptable. Mais qu’en est-il de son efficacité pour la gestion multi-boutiques ? Voyons ensemble les avantages de MAGSIWIN, notre logiciel de caisse multi-magasins.

MAGSIWIN et la gestion multi-magasins

MAGSIWIN est un logiciel de gestion de boutique conçu et commercialisé par MAPAP. Il comprend trois fonctionnalités clés.

• L’encaissement
• La gestion de stock
• La gestion de la relation client et la fidélisation

Ce logiciel de gestion commerciale permet donc de gérer à la fois les transactions et les encaissements, les collaborateurs, l’état des stocks, les livraisons et les commandes fournisseurs, l’impression d’étiquettes avec codes-barres, la réalisation d’inventaires ou encore la base de données clients.

Mais qu’en est-il pour les professionnels gérant plusieurs boutiques ?

MAGSIWIN permet la gestion multi-magasins. C’est-à-dire que le logiciel de gestion permet de gérer le front-office de plusieurs boutiques à partir d’un seul et unique compte back-office. Les différents magasins sont connectés entre eux à l’aide de ce logiciel. Les données de l’ensemble des terminaux de point de vente sont collectées, stockées et mises en commun.

Concrètement, un logiciel multi-boutiques tel que MAGSIWIN permet de:

• vérifier les disponibilités de chaque boutique et donc réaliser des transferts de marchandises entre elles, pour satisfaire une demande client ou éviter une rupture de stock.
• suivre les opérations de facturation de chaque magasin et avoir accès à des statistiques globales.
• mettre en place un système de fidélité centralisé afin que les comptes clients soient accessibles depuis chaque boutique, ainsi que leurs avantages, leurs cartes cadeaux et avoirs.
• synchroniser les informations des points de vente et celles du site e-commerce.

En réalité, un logiciel de caisse multi-boutiques permet de centraliser les informations et créer une base de données commune à chaque point de vente.

Deux solutions de transfert de données pour un logiciel de gestion multi-magasins

Afin d’avoir toujours un œil sur vos données, quelle que soit la boutique où vous vous trouvez, notre logiciel propose deux solutions de transfert de données.

La première, sous forme de synchronisation quotidienne permet la remontée des informations de chaque boutique vers le serveur commun. Ainsi, une fois par jour, les informations de transactions, de stocks et de fidélisation sont synchronisées dans chaque magasin.

La seconde solution, plus efficace encore, est basée sur une architecture client-serveur. Concrètement, il s’agit d’une synchronisation en temps réel de toutes les données depuis le serveur commun vers les “clients”, qui sont en réalité les différentes boutiques. Ce système permet notamment la visualisation en direct de l’évolution des stocks. Pratique pour visualiser les disponibilités des autres boutiques ou encore pour gérer les commandes sur le site e-commerce.

En somme, un logiciel de caisse certifié NF525 et efficace facilite grandement la gestion de boutique, il représente un véritable gain de temps et c’est encore plus vrai dans le cadre d’une gestion multi-magasins. Pour en savoir plus sur nos solutions, n’hésitez pas à demander une démo.

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• Qu’est-ce qu’un corner shop ?
• Les avantages des corners shop

Comment créer un corner shop qui permet de booster l’activité de votre commerce ? On vous partage divers conseils afin que vous puissiez mettre ce concept en place !

Qu’est-ce qu’un corner shop ?

Ne pas confondre corner shop et shop in shop

Un corner shop est également appelé corner store. C’est un espace, un « coin » de quelques mètres carrés au sein d’une boutique qui est réservé à une enseigne ou une marque (distincte de celle du point de vente). Cette zone n’est pas forcément gérée par l’enseigne qui héberge ces produits.

Dans les grandes enseignes, les corners sont animés par des vendeurs de la marque hébergée. Ce concept permet alors à deux marques (qui peuvent même parfois être concurrentes) de former un partenariat pour travailler ensemble.

Attention, il ne faut pas confondre les corners avec les shop in shop. A l’inverse, ces derniers sont des enseignes délimitées par un aménagement adapté (murs, vitrines,…) au sein d’un magasin.

Les shop in shop sont consacrés à une enseigne précise. L’hébergeur gère quant à lui le personnel de la marque représentant le shop in shop (versement du salaire,…). 

Les différents types de corners shop

Trois types de corners shop existent, ce sont les suivants :

• Les corners d’enseigne (concept expliqué au début de l’article) : Ces zones sont destinées à une marque distincte du point de vente dans lequel est implanté le corner.
• Les corners de marque en grand magasin : Ce type de corner se consacre à une grande enseigne. Les vendeurs qui sont salariés de l’enseigne hébergée animent alors cette zone.
• Les corners en franchise : Ces corners sont uniquement réservés à l’activité commerciale de franchise.

Que mettre en avant dans son corner shop ?

Tous types de produits peuvent être mis en avant dans les corners.

Néanmoins, très souvent, on y retrouve des produits de créateurs, des produits locaux ou made in France. Les produits peuvent souvent être mis en avant suite à un lancement de marque, de collection,…

Par exemple, en proposant ces produits, vous aidez les créateurs à booster leurs ventes et vous incitez vos clients à mieux consommer en mettant en avant des articles produits en France. 

Les avantages des corners shop

Renouveler son offre régulièrement tout en affirmant sa visibilité

Premièrement, il faut savoir qu’ouvrir un corner shop au sein de votre magasin est le meilleur moyen pour renouveler votre offre.

En mettant en avant différentes enseignes, vos clients découvriront régulièrement des nouveautés, ce qui leur donnera envie de revenir lors du prochain changement. Cela contribuera aussi à développer vos ventes et fidéliser vos clients.

Ce partenariat vous permet dans les deux sens de gagner en visibilité. Vous pouvez proposer des produits que l’on ne trouve pas partout.

Quant aux marques mises en avant au sein de votre corner, si ce sont des créateurs cela leur permet de gagner en notoriété et se développer plus facilement.

Enfin, quant aux marques ou créateurs mis en avant au sein de votre corner, cela leur permet généralement d’avoir un bon retour sur investissement.

Peu d’engagement

En créant un corner store, vous n’avez pas à engager des frais sur les produits exposés. Ils sont « en dépôt » dans votre établissement. Lorsqu’ils sont vendus, vous percevez une commission sur les ventes.

De plus, vous pouvez régulièrement changer les marques que vous mettez en avant au sein de votre corner. Par exemple, si certains produits plaisent peu à votre clientèle vous pouvez rapidement arrêter de les commercialiser.

Ce concept vous permet donc aussi de ne pas dépendre d’une grande quantité de produits et donc de pouvoir gérer vos stocks en fonction des offres qui plaisent davantage à vos clients.

Créer son corner shop nécessite tout de même d’effectuer de nombreuses démarches. Être bien accompagné est bénéfique pour la bonne gestion de son corner. Vous devez ainsi vous assurer de pouvoir gérer et calculer facilement les commissions à percevoir, les articles à rendre, ainsi que le calcul de la TVA sur les commissions perçues. 

MAPAP accompagne de nombreux commerces qui ont créé leur corner shop. Sa solution d’encaissement MAGSIWIN vous permet de piloter votre activité en toute simplicité. 

Si vous souhaitez en apprendre davantage sur nos logiciels de caisse et nos différentes solutions, n’hésitez pas à nous demander une démonstration.

De plus, vous pouvez aussi trouver ci-dessous une étude de cas sur le magasin Comme Neuf qui a fait confiance à MAPAP dès son ouverture. N’hésitez pas à aller la découvrir, si vous souhaitez savoir comment la gérante a crée un corner shop et comment MAPAP l’a accompagnée.

L’article Nos différents conseils pour créer un corner shop est apparu en premier sur Mapap.

• Les logiciels de caisse sont-ils indispensables pour votre commerce ?
• Des logiciels de caisse performants pour votre site e-commerce

Vous avez récemment créé votre propre site e-commerce ou votre point de vente physique ! Etes-vous correctement équipés pour bien gérer votre enseigne ? Avez-vous de bons logiciels de caisse pour vous accompagner dans votre quotidien ? Mais surtout, connaissez-vous réellement leurs intérêts et leurs enjeux ?

Les logiciels de caisse sont-ils indispensables pour votre commerce ?

La fonction du logiciel de caisse

Les logiciels de caisse sont des outils qui vous permettent d’organiser votre gestion journalière et votre travail comptable. Ils vous facilitent grandement la tâche même s’ils ne sont pas forcément obligatoires.

MAPAP propose un logiciel d’encaissement nommé MAGSIWIN qui détient de nombreux atouts car il vous permet de faciliter vos transactions et vos encaissements quotidiens.

Ce logiciel a bien d’autres fonctionnalités qui lui sont intégrées. Celui-ci vous permettra donc de gérer votre ou vos magasin(s) ainsi que votre site e-commerce ; tout en centralisant vos informations et en ayant une base de données commune à chaque boutique. Vous pourrez alors en toute simplicité créer plusieurs profils de vendeurs ainsi que différents modes de règlements.

MAGSIWIN vous permet aussi de mieux gérer vos stocks et gérer en temps réel les transferts entre vos magasins et vos entrepôts. En toute simplicité, vous pourrez aussi gérer les interactions avec vos fournisseurs. De plus, vous avez accès à des tableaux de bord synthétiques qui vous indiquent des éléments clés sur votre activité. Ces derniers vous montrent des indicateurs sur vos paramètres de ventes comme votre panier moyen, le nombre d’articles que vous avez vendus, etc.
Notre solution d’encaissement MAGSIWIN vous permet alors de pleinement piloter votre boutique.

La certification NF525

Le logiciel de caisse MAGSIWIN possède de nombreux intérêts notamment car il est certifié NF525 par L’AFNOR.

Si vous bénéficiez d’un système d’encaissement au sein de votre boutique ou pour votre site e-commerce il est obligatoire d’avoir cette certification. Celle-ci atteste une conformité avec la réglementation fiscale afin de lutter contre la fraude à la caisse enregistreuse.

Si vous ne bénéficiez pas de la certification NF525, lors de contrôles vous vous exposez à des risques. En effet, vous devez toujours impérativement présenter un certificat prouvant la conformité et la fiabilité de votre logiciel.

Si ce n’est pas le cas, vous risquez une amende de 7 500€ à la date de ce contrôle. De plus, dans les 60 jours qui suivent, il sera obligatoire de fournir cette certification sous peine de payer à nouveau une amende du même montant. Attention, fournir une fausse attestation est passible de 3 ans de prison et d’une amende 45 000€ !

Bénéficier alors d’un logiciel de caisse enregistreuse certifié NF525, sécurisé et fiable est donc un réel enjeu pour votre commerce, sans oublier son site e-commerce.

Des logiciels de caisse performants pour votre site e-commerce

Un module indispensable pour gérer votre site de vente en ligne

Il est essentiel de synchroniser les opérations effectuées en point de vente physique ainsi que sur votre site e-commerce. MAPAP propose alors, pour vous aider, le logiciel MAGSI e-shop qui est interconnecté au logiciel MAGSIWIN. En bénéficiant de notre logiciel de gestion de stocks e-commerce (MAGSI e-shop), cela vous permettra d’avoir encore plus de fonctionnalités.

Les achats effectués sur votre site e-commerce (qui, quant à lui, peut être géré via diverse CMS comme SHOPIFY, PRESTASHOP, WOOCOMMERCE, MAGENTO) seront donc synchronisés avec le logiciel de caisse MAGSIWIN et vous permettront d’avoir une vision de votre stock centralisée ainsi qu’une consolidation de vos données. Les deux logiciels sont donc complémentaires et vous permettront d’avoir un outil de caisse performant, sécurisé et surtout dans les normes !

Si vous souhaitez en apprendre davantage sur nos logiciels de caisse et nos différentes solutions, n’hésitez pas à nous demander une démonstration.

De plus, vous pouvez aussi trouver ci-dessous une étude de cas sur le magasin Orléanais FIRST. La gérante de cette enseigne nous fait part de son expérience avec MAPAP. Vous découvrirez alors comment l’entreprise a pu gagner rapidement en efficacité grâce aux équipements que nous proposons.

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• Multi-magasins : Différents systèmes d’organisation
• Gestion des stocks et des inventaires
• Transferts entre magasins : le rythme de sa synchronisation

Vous gérez actuellement plusieurs magasins ? Vous souhaitez optimiser vos stocks et mieux vous organiser dans la gestion quotidienne de vos enseignes ! Nous allons vous partager de nombreux conseils pour vous aider.

Multi-magasins : Différents systèmes d’organisation

Lorsque vous avez une structure multi-magasins, vous avez deux possibilités de vous organiser.

Vous pouvez opter pour la structure avec ou sans entrepôt.

Dans la structure avec entrepôt, celui-ci contient les stocks de vos magasins. Les approvisionnements vont donc se faire de votre entrepôt vers vos enseignes.  

Dans la structure sans entrepôt, les livraisons s’effectuent directement du fournisseur vers chacune de vos boutiques.

Gestion des stocks et des inventaires 

Il n’est parfois pas simple, lorsque l’on gère plusieurs magasins de s’occuper de ses stocks. Pourtant, il est primordial pour la pérennité de vos commerces d’avoir une gestion exemplaire de vos stocks.

Pour cela, vous devez dans un premier temps connaître les stocks en temps réel de chacun de vos magasins. Cela vous donnera une vue globale des quantités disponibles de vos produits.

Ensuite, vous devez régulièrement faire un suivi et une analyse de vos statistiques de vente dans chaque point de vente. Cela vous permettra de savoir quels sont les produits que vous vendez le plus, le moins,… Vous devez observer la façon dont s’écoule vos stocks.

Par exemple, si vous avez une boutique de prêt-à-porter, vous devez jeter un œil à vos différentes catégories de vêtement (jupes, robes, pantalons,…) mais également aux couleurs, aux tailles qui sont disponibles au sein de vos différentes enseignes. Cela peut aussi vous permettre d’adapter votre offre en fonction de vos clients et de la localisation de votre point de vente. Par exemple, si vous avez des magasins au nord de la France et au sud de la France, il sera plus judicieux d’avoir un plus grand stock de chapeaux et de lunettes de soleil dans vos magasins qui se situent dans le sud.

Pour avoir une bonne gestion de vos stocks, il est donc nécessaire d’avoir des logiciels de gestion de vos magasins adaptés. En effet, par la suite, pour optimiser vos stocks d’une enseigne à une autre il faudra réaliser des transferts entre vos magasins. Le transfert de magasin permet de réalimenter le stock d’un de vos magasins en prenant du stock (parfois en surplus) au sein d’un de vos autres magasins.

Il est à noter qu’il est possible de faire des transferts inter-sociétés entre vos différents magasins (ce que l’on appelle une rétrocession). Ou bien, au sein de vos différents magasins, s’il s’agit d’une seule et même société.  En effectuant cette action, cela vous évite d’avoir des enseignes en rupture de stock ou des magasins dans lesquels certains produits ne se vendent pas assez (surstockage).

Si vous voulez en savoir plus la gestion des stocks dormants vous pourrez retrouver un article sur notre blog dédié à cela.

Pour écouler vos stocks plus facilement, penser à mettre en place des opérations commerciales telles que des promotions, des déstockages,…

En effectuant ces différentes étapes pour optimiser vos stocks et vos approvisionnements, cela aura divers avantages qui sont les suivants :

• Réduire les frais logistiques
• Réduire les délais de livraison
• Accroître votre chiffre d’affaires
• Facilitez vos inventaires
• Augmentera vos objectifs de vente en magasin

MAPAP propose son logiciel de caisse MAGSIWIN, certifié NF525, qui est adapté aux structures avec plusieurs points de vente. Il vous permet alors d’optimiser la gestion de vos stocks grâce à une centralisation de vos données. Ce type de logiciel représente un véritable gain de temps. Vous pouvez même relier les stocks de votre site web marchand à ceux de vos points de vente grâce à notre logiciel de gestion de stock e-commerce complémentaire MAGSI E-SHOP.

Transferts entre magasins : le rythme de sa synchronisation 

Il existe deux possibilités d’effectuer vos transferts entre vos magasins.

Tout d’abord, vous pouvez réaliser des synchronisations quotidiennes. Elles permettent de faire la remontée d’informations de chaque enseigne vers le serveur commun. Les informations telles que vos transactions, vos stocks et celles de votre fichier client sont synchronisées dans chacune de vos boutiques.

De plus, la deuxième possibilité est celle du « client-serveur ». Les boutiques sont connectées en direct sur le serveur via une connexion internet. Toutes les données (chiffre d’affaires, stocks, clients, ….) sont transmises en temps réel à partir de n’importe quel poste, caisse, back-office, …. de tous les magasins.

Pour gérer de manière optimale ses différents magasins, il est bénéfique d’opter pour un logiciel de caisse adapté.

Nous espérons vous avoir bien conseillé pour gérer vos stocks, vous avez maintenant toutes les clés en main pour gérer vos différents magasins. N’hésitez pas à nous contacter si vous souhaitez gérer vos stocks de manière optimale.

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