Depuis le 1er janvier 2018, les logiciels de caisse sont soumis à une réglementation plus stricte. L’objectif est de minimiser la fraude fiscale. Désormais les commerçants doivent être équipés d’un logiciel de caisse certifié. Mais à qui s’adresse cette réglementation ? Dans quel but ? Et quels sont les risques encourus en cas de non-respect ?
À qui s’adresse la certification NF525 ?
! Rappel ! Il est important de savoir, avant de poursuivre la lecture, que l’utilisation d’un logiciel de caisse ou d’un système d’encaissement n’est pas obligatoire. Libre à chacun de maintenir une gestion manuscrite.
Pour les professionnels qui souhaitent s’équiper (ou le sont déjà) d’un logiciel de gestion ou d’un système d’encaissement, celui-ci devra obligatoirement être certifié NF525.
Cette certification a pour but de lutter contre la fraude à la caisse enregistreuse, bien trop fréquente et très coûteuse pour l’Etat. À elle seule, la fraude à la TVA est estimée à 15 milliards d’euros par an en France. Ces réglementations ont pour but d’empêcher les professionnels peu scrupuleux de manipuler les systèmes d’encaissement afin d’effacer ou de modifier certaines transactions.
Suis-je concerné ?
La loi du 1er janvier 2018 s’applique à tous les commerçants assujettis à la TVA et distribuant des biens et/ou services à des particuliers. Les commerçants ayant une clientèle mixte, constituée de particuliers et de professionnels, sont également concernés. Et bien sûr, l’e-commerce ne fait pas exception à la règle.
En revanche, il existe quelques dérogations possibles. Ne sont pas concernés par les exigences de la certification NF525 :
- les entreprises ne commercialisant que dans le cadre du B2B.
- les professionnels ne réalisant que des opérations commerciales exonérées de TVA.
- les entreprises concernées par la franchise en base de TVA.
- les professionnels bénéficiaires du régime de remboursement forfaitaire de TVA agricole.
- les entreprises dont tous les flux commerciaux sont réalisés avec l’intermédiation d’un établissement de crédit.
Les obligations légales de la certification NF525.
Cette certification fixe 4 critères essentiels auxquels le logiciel de caisse certifié doit répondre :
- Conservation : toutes les données doivent être conservées minimum 6 ans et l’équipement doit prévoir des clôtures à intervalles réguliers.
- Archivage : l’équipement doit prévoir un système d’archivage des données afin de les fixer et de pouvoir les dater aisément.
- Inaltérabilité : le logiciel conserve toutes les données sans possibilité de retour en arrière ou de modification. De même, toutes les corrections doivent faire l’objet d’une écriture.
- Sécurisation : les données doivent être sécurisées pour garantir leur état d’origine lors de la collecte.
Ces points ont l’objectif clair d’empêcher la modification ou la suppression de données dans le but de réduire la fiscalité. Avec la mise en place d’un logiciel de caisse certifié, la facturation et les transactions sont simplifiées mais surtout enregistrées définitivement en vue de la collecte des données par les établissements compétents.
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Choisir son éditeur de logiciel de caisse.
Qui certifie les logiciels de caisse ?
À l’heure actuelle, deux options se présentent aux éditeurs de logiciels.
D’une part, il est possible pour les éditeurs de faire certifier leur logiciel de caisse par un organisme compétent, tel que l’AFNOR ou le LNE.
Dans ce cas de figure, l’organisme de certification vérifie que le logiciel se soumet aux obligations légales imposées par la loi de janvier 2018. Mais pas que. L’organisme de certification s’assure également de critères purement qualitatifs en suivant les process de chaque service de l’entreprise, la disponibilité du SAV ou encore la sécurisation des données. L’éditeur peut ainsi fournir à ses clients une attestation officielle de conformité.
D’autre part, les éditeurs de logiciel de caisse peuvent s’auto-certifier. C’est-à-dire que l’éditeur de logiciel s’assure de la conformité de son produit par ses propres moyens et délivre une attestation de sa main pour justifier de la conformité de son logiciel en cas de contrôle. Cependant, il est aisé de s’auto-certifier et les garanties pour le commerçant utilisateur du logiciel de caisse sont moindres en cas de contrôle. En cas de non-conformité, le commerçant se verra tout de même condamné. il lui appartient de choisir un éditeur de logiciel adéquat.
Quels sont les risques en cas de non-respect de la Loi ?
Des contrôles de l’administration fiscale ont lieu dans les points de vente pour s’assurer de la conformité des logiciels de caisse. Tout commerçant doit être en mesure de présenter un certificat justifiant la conformité de son équipement.
L’éditeur de logiciel est tenu de fournir un certificat de conformité NF525.
Le professionnel dans l’incapacité de présenter un justificatif de conformité encourt une amende de 7 500€ à date du contrôle. Il lui sera demandé de présenter un certificat approprié dans un délai de 60 jours sous peine de recevoir une seconde amende d’un montant de 7 500€.
Attention, la présentation d’une fausse attestation représente un délit passible de 3 ans de prison et 45 000€ d’amende.
