Chaque commerçant réalise annuellement un inventaire physique de stock afin d’établir son bilan comptable.
L’inventaire annuel
L’inventaire annuel est légalement obligatoire pour tous les commerçants et doit être réalisé en fin d’exercice comptable en vue de l’établissement du bilan. Celui-ci se compose de trois parties :
- L’inventaire des immobilisations, qu’elles soient corporelles (immeubles, meubles, matériel, …), incorporelles (bail, fond de commerce, brevets, licences, …) ou financières.
- L’inventaire de caisse (contrôle des transactions et de l’exactitude du solde).
- L’inventaire de stock (matières premières, produits finis ou semi-finis).
Ces trois inventaires permettent d’établir le bilan annuel comptable. Ils sont tous les trois obligatoirement réalisés une fois par an à la clôture de l’exercice comptable.
Dans cet article, nous allons nous intéresser plus particulièrement à l’inventaire physique des stocks.
Réaliser son inventaire physique de stock
L’inventaire de stock permet de contrôler la correspondance entre stocks réels et théoriques à une date donnée. C’est un exercice fastidieux mais indispensable en comptabilité. Il peut être réalisé manuellement à l’aide de feuilles de comptage ou informatiquement grâce à un logiciel de gestion et une douchette scanner.
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Les différents types d’inventaires physiques
Bien que la réalisation de l’inventaire ne soit obligatoire qu’à la fin de l’exercice comptable, il existe des alternatives qui permettent de rendre la tâche moins pénible et une meilleure gestion des stocks.
- L’inventaire aléatoire consiste à contrôler périodiquement le stock de certains produits. En d’autres termes, il s’agit de faire l’inventaire chaque jour ou chaque mois d’une catégorie de produit différente. Cette technique permet de répartir le travail d’inventaire sur toute l’année.
- L’inventaire permanent repose sur l’inscription en temps réel de chaque entrée ou sortie de stock.
- L’inventaire intermittent correspond à un calcul comptable où les achats de stocks sont momentanément considérés comme des charges dans l’exercice comptable. Ils seront réhabilités dans le compte de stock en fin d’exercice. Cette technique permet de connaître l’état du stock final par soustraction du stock initial.
- L’inventaire complet est la forme classique correspondant à l’inventaire intégral du stock à une date donnée.
Préparer son inventaire de stock
Réaliser son inventaire nécessite la prise de certaines dispositions.
Premièrement, il est préférable de fermer la boutique le temps de réaliser le comptage. Bien que cela représente un manque à gagner, il est fortement conseillé d’éviter les mouvements de stock qui pourraient fausser les données comptabilisées.
Il faut également savoir qu’en cas de comptage manuel, la présence de deux personnes minimum est indispensable. L’une procède au comptage et l’autre à la transcription sur les feuilles de comptage.
Ensuite, il convient d’organiser le point de vente avant de commencer tout inventaire. Chaque produit doit être équipé d’un code-barres pour que l’inventaire puisse se passer correctement. De plus, chaque code-barres doit correspondre à une référence.
De même, pensez à retirer la marchandise non-consommable, qui ne fera pas l’objet d’un recensement.
Par ailleurs, diviser sa surface de vente en zones et organiser l’inventaire autour de ce découpage est un bon moyen d’optimiser son inventaire. Cela simplifie la procédure et éviter toute erreur.
Enfin, une question clé de la préparation d’un inventaire concerne la main-d’oeuvre. En effet, diverses solutions sont possibles comme avoir recours à son équipe habituelle, croiser les équipes de différents magasins ou encore recruter des intérimaires. À chacun de choisir le mode de fonctionnement le plus opportun et qui assurera un inventaire fiable.
MAPAP peut vous accompagner durant vos inventaires afin que vous puissiez gagner du temps. Nous pouvons également vous former aux inventaires si besoin.
Valoriser ses stocks
Une fois l’inventaire réalisé et les écarts contrôlés, il faut définir la valeur du stock.
Pour cela, plusieurs méthodes sont possibles :
- Premier entré premier sorti (PEPS ou FIFO en anglais). Par cette méthode de calcul on considère que les éléments de stocks consommés sont les premiers à être entrés en stock c’est donc leur valeur qui est prise en compte.
- Dernier entré premier sorti (DEPS ou LIFO en anglais). À l’inverse du PEPS, les derniers éléments de stocks entrés sont considérés comme étant les premiers à être sortis et leur valeur sera prise en compte.
- Coût unitaire moyen pondéré (CUMP). Ce dernier calcule la valeur du stock sans tenir compte de l’ordre d’arrivée ou de sortie des marchandises.
La valorisation de stocks, quelle que soit la méthode utilisée, permet l’inscription des stocks au bilan annuel comptable.
Notre solution MAGSIWIN inclut une fonctionnalité d’inventaire. Ainsi, en scannant les étiquettes de tous les articles disponibles, le logiciel calculera la valorisation de votre stock à partir du prix d’achat. Cela vous permettra ainsi d’établir un état de stock fiable pour votre activité.
