Gérer son fond de caisse est indispensable pour chaque commerçant. En quoi cela consiste ? En quoi l’utilisation d’un logiciel de caisse peut vous aider au quotidien ?
Qu’est-ce que le journal de caisse ?
Tout commerçant doit tenir chaque jour un journal de caisse pour établir sa comptabilité et pour avoir une vue globale de son activité quotidienne.
Le journal de caisse est un document comptabilisant quotidiennement toutes les entrées et sorties d’espèces de manière détaillée. Il peut prendre la forme un document manuscrit, que l’on nommera l’agenda de caisse. Mais il peut également être informatisé par le biais d’un système de caisse équipé d’un logiciel de gestion. Celui-ci inscrit automatiquement au journal de caisse les informations liées aux encaissements et aux facturations en temps réel.
Ce journal de caisse ne doit théoriquement contenir que les espèces, mais dans certains secteurs d’activités, il peut aussi comptabiliser les transactions réalisées par chèques ou cartes bancaires.
Qu’est ce que le fond de caisse ?
Compter le fond de caisse est une action de vérification qui s’effectue généralement quotidiennement. Il s’agit de vérifier le rapport entre le montant théorique des encaisses et le montant réel. Cette opération permet de s’assurer de la concordance entre le livre de caisse et le montant d’espèces réellement contenu dans la caisse.
La législation n’impose qu’un seul inventaire de caisse à l’année. En pratique, les inventaires de caisse sont réalisés chaque jour. En effet, plus il est fait régulièrement moins les risques de trouver un écart de caisse sont importants.
L’écart de caisse correspond à un décalage entre le montant des encaisses et le montant présumé contenu dans la caisse. Ces écarts peuvent résulter d’une erreur de saisie ou de comptage mais aussi d’un vol.
La vérification quotidienne du fond de caisse permet une bonne gestion du magasin, il simplifie l’exercice comptable et permet un meilleur contrôle des stocks et des flux d’argent. Comme vous l’avez donc compris, il est alors primordial de bien savoir gérer son fond de caisse.
Quels sont les avantages d’un logiciel de caisse certifié ?
Quand les transactions quotidiennes sont nombreuses la gestion manuscrite de la caisse devient difficile. Il convient alors de s’équiper d’un logiciel de caisse certifié. Le logiciel comptabilise lui-même chacune des entrées et sorties d’argent tout au long de la journée et conservera une trace de chaque ticket de caisse édité dans le point de vente. Cela n’empêche pas la vérification quotidienne du montant contenu dans la caisse, mais le logiciel de gestion facilite la tâche du commerçant.
Depuis 2018, l’utilisation d’un logiciel de caisse est soumis à la certification de celui-ci. La certification NF525 (certifié par l’AFNOR) est obligatoire et doit être justifiable pour le commerçant. Cette loi a pour objectif de limiter les fraudes.
Si vous ne bénéficiez pas de la certification NF525, lors de contrôles vous vous exposez à des risques. En effet, vous devez toujours impérativement présenter un certificat prouvant la conformité et la fiabilité de votre logiciel.
Si ce n’est pas le cas, vous risquez une amende de 7 500€ à la date de ce contrôle. De plus, dans les 60 jours qui suivent, il sera obligatoire de fournir cette certification sous peine de payer à nouveau une amende du même montant. Attention, fournir une fausse attestation est passible de 3 ans de prison et d’une amende 45 000€ !
Le logiciel de caisse, facilite l’inventaire de caisse mais aussi la comptabilité puisque le journal de caisse est tenu de manière informatisée. Les transferts de fichiers avec les expert comptables permettent alors d’automatiser les partages d’informations et d’éviter les ressaisies manuelles.
De plus, ce type d’outils peut intégrer la gestion des stocks.
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