Sommaire :
- À qui s’adresse la certification NF525 ?
- Les obligations légales d’un logiciel de caisse certifié NF525
- Choisir son éditeur de logiciel de caisse certifié NF525
- Logiciel de caisse MAPAP : certifié NF525 par l’AFNOR
- Quels sont les risques si mon logiciel de caisse n’est pas certifié NF525 ?
Depuis le 1er janvier 2018, les logiciels de caisse sont soumis à une réglementation plus stricte. L’objectif est de minimiser la fraude fiscale. Désormais les commerçants doivent être équipés d’un logiciel de caisse certifié. Mais à qui s’adresse cette réglementation ? Dans quel but ? Et quels sont les risques encourus en cas de non-respect ?
À qui s’adresse la certification NF525 ?
! Rappel ! Il est important de savoir, avant de poursuivre la lecture, que l’utilisation d’un logiciel de caisse ou d’un système d’encaissement n’est pas obligatoire. Libre à chacun de maintenir une gestion manuscrite.
Pour les professionnels qui souhaitent s’équiper (ou le sont déjà) d’un logiciel de gestion ou d’un système d’encaissement, celui-ci devra obligatoirement être certifié NF525.
Cette certification a pour but de lutter contre la fraude à la caisse enregistreuse, bien trop fréquente et très coûteuse pour l’Etat. À elle seule, la fraude à la TVA est estimée à 15 milliards d’euros par an en France. Ces réglementations ont pour but d’empêcher les professionnels peu scrupuleux de manipuler les systèmes d’encaissement afin d’effacer ou de modifier certaines transactions.
Suis-je concerné par la certification NF525 ?
La loi du 1er janvier 2018 s’applique à tous les commerçants assujettis à la TVA et distribuant des biens et/ou services à des particuliers. Les commerçants ayant une clientèle mixte, constituée de particuliers et de professionnels, sont également concernés. Et bien sûr, l’e-commerce ne fait pas exception à la règle.
En revanche, il existe quelques dérogations possibles. Ne sont pas concernés par les exigences de la certification NF525 :
- les entreprises ne commercialisant que dans le cadre du B2B.
- les professionnels ne réalisant que des opérations commerciales exonérées de TVA.
- les entreprises concernées par la franchise en base de TVA.
- les professionnels bénéficiaires du régime de remboursement forfaitaire de TVA agricole.
- les entreprises dont tous les flux commerciaux sont réalisés avec l’intermédiation d’un établissement de crédit.
Les obligations légales d’un logiciel de caisse certifié NF525
Cette certification fixe 4 critères essentiels auxquels le logiciel de caisse certifié doit répondre :
- Conservation : toutes les données doivent être conservées minimum 6 ans et l’équipement doit prévoir des clôtures à intervalles réguliers.
- Archivage : l’équipement doit prévoir un système d’archivage des données afin de les fixer et de pouvoir les dater aisément.
- Inaltérabilité : le logiciel conserve toutes les données sans possibilité de retour en arrière ou de modification. De même, toutes les corrections doivent faire l’objet d’une écriture.
- Sécurisation : les données doivent être sécurisées pour garantir leur état d’origine lors de la collecte.
Ces points ont l’objectif clair d’empêcher la modification ou la suppression de données dans le but de réduire la fiscalité. Avec la mise en place d’un logiciel de caisse certifié, la facturation et les transactions sont simplifiées mais surtout enregistrées définitivement en vue de la collecte des données par les établissements compétents.
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Choisir son éditeur de logiciel de caisse certifié NF525
Qui certifie les logiciels de caisse NF525?
À l’heure actuelle, deux options se présentent aux éditeurs de logiciels.
D’une part, il est possible pour les éditeurs de faire certifier leur logiciel de caisse par un organisme compétent, tel que l’AFNOR ou le LNE.
Dans ce cas de figure, l’organisme de certification vérifie que le logiciel se soumet aux obligations légales imposées par la loi de janvier 2018. Mais pas que. L’organisme de certification s’assure également de critères purement qualitatifs en suivant les process de chaque service de l’entreprise, la disponibilité du SAV ou encore la sécurisation des données. L’éditeur peut ainsi fournir à ses clients une attestation officielle de conformité.
Logiciel de caisse certifié NF525 : Les changements en 2025 suite à un amendement
Auparavant, les éditeurs de logiciel de caisse pouvaient s’auto-certifier. C’est-à-dire que l’éditeur de logiciel s’assurait de la conformité de son produit par ses propres moyens et délivrait une attestation de sa main pour justifier de la conformité de son logiciel en cas de contrôle. Cependant, il était très aisé de s’auto-certifier. Les garanties pour le commerçant utilisateur du logiciel de caisse étaient moindres en cas de contrôle. En cas de non-conformité, le commerçant aurait tout de même été condamné.
Néanmoins, la loi de finances 2025 a annoncé la fin de l’auto-certification des éditeurs de logiciels de caisse. Un amendement paru en février 2025 atteste qu’il sera désormais obligatoire de passer par un organisme accrédité pour obtenir la certification du logiciel d’encaissement. Cela a pour objectif de renforcer la lutte contre la fraude à la TVA ainsi que la sécurisation et l’inaltérabilité de vos données. La réglementation est donc renforcée.
Comment savoir si mon logiciel de caisse est certifié NF525
Pour savoir si votre logiciel caisse enregistreuse possède la certification NF525, assurez vous des éléments suivants :
- Vérifiez si vous posséder une attestation de conformité. Les éditeurs de logiciels de caisse enregistreuse certifiés doivent être en mesure de vous fournir un certificat NF525.
- Regardez si vous voyez le logo « NF525 » sur votre caisse enregistreuse. Les logiciels de caisse conformes doivent afficher ce logo sur l’interface de caisse.
- Consultez éventuellement la liste des logiciels certifiés. Certains organismes comme l’AFNOR, publient une liste officielle des éditeurs de logiciels de caisse enregistreuse certifiés. Vous pourrez regarder si votre solution d’encaissement s’y trouve.
- Vérifiez les fonctionnalités obligatoires de la NF525 : Une caisse certifiée doit garantir l’inaltérabilité, la sécurisation, la conservation et l’archivage des données. Si l’une de ces fonctionnalités ne fait pas partie de votre logiciel, celui-ci n’est probablement pas conforme à la loi.
Logiciel de caisse MAPAP : certifié NF525 par l’AFNOR
Si vous vous rendez compte que votre logiciel d’encaissement actuel n’est pas certifié ou bien que votre éditeur de caisse l’a auto-certifié ; il est nécessaire de vous orienter vers un autre éditeur de logiciel qui, quant à lui détient la certification nf525 par un organisme accrédité.
Notre logiciel de caisse MAGSIWIN est certifié NF525 par un organisme accrédité qui est l’AFNOR. Il respecte donc la loi. N’hésitez pas à nous contacter et à consulter nos offres si vous souhaitez changer de logiciel de caisse ou si vous souhaitez vous équiper.
Quels sont les risques si mon logiciel de caisse n’est pas certifié NF525 ?
Des contrôles de l’administration fiscale ont lieu dans les points de vente pour s’assurer de la conformité des logiciels de caisse. Tout commerçant doit être en mesure de présenter un certificat justifiant la conformité de son équipement.
L’éditeur de logiciel est tenu de fournir un certificat de conformité NF525.
Le professionnel dans l’incapacité de présenter un justificatif de conformité encourt une amende de 7 500€ à date du contrôle. Il lui sera demandé de présenter un certificat approprié dans un délai de 60 jours sous peine de recevoir une seconde amende d’un montant de 7 500€.
Attention, la présentation d’une fausse attestation représente un délit passible de 3 ans de prison et 45 000€ d’amende.
Si vous souhaitez vous équiper d’un logiciel de caisse certifié NF525, n’hésitez pas à nous contacter.
